Nyt år – nye opgaver. Eller måske ikke helt. Der er mange opgaver, der går igen i bestyrelsesarbejdet. Det kan være en fordel at planlægge disse, så I er klædt godt på til det nye år. Gå året i møde med MinEjendoms opgavestyring som jeres planlægningsværktøj.
Fastlæg datoer for tilbagevendende opgaver
Når man er bestyrelsesmedlem eller administrator for en ejendom, ligger der oftest nogle faste opgaver, der skal gentages hvert år. Det omhandler alt fra regnskab, vedligeholdelsesopgaver og generalforsamling til bestyrelsesmøder og fælles sociale arrangementer.
I foreningens vedtægter er det beskrevet, hvornår regnskabsåret starter, og hvornår foreningen skal afholde generalforsamling. Ligeledes følger mange foreninger en vedligeholdelsesplan, hvor der står hvilke opgaver, der bør prioriteres og hvornår. Mange foreninger afholder også sociale arrangementer for beboerne.
Bestyrelsen kan derfor med fordel planlægge året og fastlægge datoer på opgaverne.
Årshjul
Der findes forskellige metoder til, hvordan boligforeninger kan skabe overblik. Nogle bestyrelser bruger et årshjul. Det vil sige en illustration af kalenderen, hvor årets opgaver er skrevet ud for de gældende måneder og perioder. På den måde kan de holde styr på de vigtige dage, begivenheder og opgaver.
Læs mere om årshjul for boligforeninger her.
Men dette kan også gøres på en anden og mere effektiv måde.
Digital opgavestyring
Flere og flere boligforeninger har givet efter for digitaliseringen – og med god grund. Digitale løsninger til boligforeninger er med til at aflaste bestyrelsesarbejdet og giver bedre forudsætninger for at styre ejendommens interne kommunikation, daglige drift og vedligehold.
Ved at digitalisere opgaverne i bestyrelsen vil I blandt andet kunne minimere fejl og misforståelser. I vil få et godt overblik over kommende og igangværende opgaver samt nemt kunne se ejendoms opgave- og vedligeholdelseshistorik. Bestyrelsesarbejdet bliver altså dynamisk og med nem vidensdeling.
I MinEjendom er det muligt at planlægge og styre bestyrelsens opgaver med bestyrelsesværktøjet Opgavestyring. Her kan I få overblik over alle bestyrelsens gøremål og følge opgavernes status på et kanban-board, som du måske kender fra f.eks. Trello.
I Opgavestyring kan du:
- Oprette alle slags opgaver
- Tildele opgaver til brugere
- Kategorisere og filtrere opgaver
- Få overblik over kommende, igangværende og færdige opgaver
- Tilføje noter, dokumenter og økonomi
Indsæt alle relevante opgaver fra årshjulet, store som små, i opgavestyring. MinEjendom hjælper jer med at skabe overblik og huske jer på bestyrelsens gøremål, og I kan slette, rette og tilføje alt det I vil undervejs.
Planlæg arrangementer i MinEjendom
I bestyrelsen ved I nok, hvornår de forskellige højtider og begivenheder ligger. I kan derfor allerede nu sætte en dato i kalenderen for, hvornår foreningens sociale arrangementer skal afholdes. På den måde ved beboerne også, hvad der sker og hvornår. Ved at fastlægge jeres sociale arrangementer i god tid, sørger I samtidig for at beboerne ved besked og har bedre mulighed for at deltage i arrangementerne. Og I skal ikke tænke på at skrive og printe invitationer ud til hver enkelt beboer eller hænge sedler op i opgangene.
I MinEjendom kan du nemt med få klik oprette begivenheder, møder og lignende arrangementer med værktøjet: Begivenheder.
I Begivenheder kan du:
- Oprette begivenheder
- Vedhæfte filer
- Tilgå tilmeldingsliste
- Få automatiske påmindelser
- Styre hvem der kan se begivenheden
Læs også: Digitale løsninger kan opfylde behov hos lejer og ejer
