Når man bliver en del af bestyrelsen i en andelsboligforening, hører der forskellige pligter og opgaver til. Disse opgaver og pligter er noget som bestyrelsen drøfter og aftaler indbyrdes på et bestyrelsesmøde.
Bestyrelsesmødet er et møde kun for bestyrelsesmedlemmerne i boligforeningen. Det er op til bestyrelsen selv, i den enkelte forening, hvor mange møder de holder, og hvordan de kommunikerer. Det er typisk på disse møder, at bestyrelsen drøfter henvendelser, planlægning af ejendommens drift, igangsættelse af opgaver og lignende.
Bestyrelsens sammensætning
Bestyrelsen i en andelsboligforening består af frivillige. Der er derfor ingen garanti for, at medlemmerne har hverken forstand på eller erfaring med at drive og vedligeholde ejendomme. Derfor er det altid en god idé at søge ekstern bistand, i form af en administrator og revisor, som kan bistå de komplicerede opgaver, der forekommer i driften af en boligforening.
Dog kan man stadig drage nytte af hinandens forskelligheder og kompetencer i bestyrelsen. Nogle i bestyrelsen har muligvis mere forstand på teknologi og digitalisering, og kan varetage den type opgaver. Denne person kan også med fordel være referent på bestyrelsesmøder og stå for nyhedsbreve til foreningen. Andre i bestyrelsen har muligvis forstand på eller interesse for havearbejde eller dagligt vedligehold, og kan stå for at disse opgaver bliver varetaget af en vicevært eller gartner.
Ligeledes kan der være nogle, der har et godt økonomisk og organisatorisk overblik, som kan varetage den type opgaver i foreningen. Dette er typisk bestyrelsesformanden.
Bestyrelsesformandens opgaver
Det er bestyrelsesformandens pligt at indkalde til bestyrelsesmøder. Det er ligeledes formandens opgave at sørge for, at der bliver afholdt bestyrelsesmøde, når der er behov for det, og sørge for at alle bestyrelsesmedlemmer bliver indkaldt. Fristen for indkaldelse afhænger af foreningens vedtægter.
Det er ligeledes formandens opgave at tilsendte bestyrelsesmedlemmerne en mødeagenda, samt øvrige nødvendige oplysninger, såsom regnskab eller lignende, der skal drøftes og planlægges på mødet.
Det er også typisk bestyrelsesformanden, der styrer mødets gang.
Referat af bestyrelsesmøde
Ved hvert møde vælger bestyrelsen en referent som udarbejder et referat af bestyrelsesmødet. I nogle bestyrelser, går opgaven på skift. Mens den i andre bestyrelser optages frivilligt af et bestyrelsesmedlem. Der skal tages referat ved alle bestyrelsesmøder. Det er ikke et krav, at disse bliver offentliggjort til andelshaverne.
Beslutningstagning på jeres bestyrelsesmøde
Bestyrelsen er kun i stand til at tage beslutninger, hvis over halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne, samt bestyrelsesformanden og næstformanden er til stede. Beslutningerne bliver truffet af de tilstedeværende ved mødet, på demokratisk vis. Alle bestyrelsesmedlemmer har én stemme og beslutninger afgøres ved flertal. I tilfælde af stemmelighed, så er bestyrelsesformandens stemme afgørende.
Læs mere om boligforeninger her.
